Ghiduri practiceEchipa Digitalizare Instituțiipublicat 29 septembrie 2026

Cum contractează o instituție publică realizarea unui site

Recomandare practică

Un site nou pentru o primărie sau o școală se cumpără ca orice alt serviciu public: prin regulile achizițiilor publice. Ghidul acesta nu înlocuiește compartimentul de achiziții și nici consultanța juridică. Scopul lui este să arate ce trebuie hotărât înainte de a cere oferte, ce cerințe nu pot lipsi din documentație și ce se verifică la recepție, ca site-ul primit să îndeplinească obligațiile legale.

Cine cumpără și după ce reguli

Legea 98/2016 se aplică autorităților contractante. Între ele se află autoritățile și instituțiile publice, centrale sau locale, precum și structurile lor care au calitatea de ordonator de credite și competențe în domeniul achizițiilor (art. 4 alin. 1). Pentru o școală, primul lucru de lămurit este deci cine cumpără: unitatea însăși sau ordonatorul de credite de care depinde.

Oricare ar fi procedura, atribuirea respectă principiile legii: nediscriminarea, tratamentul egal, recunoașterea reciprocă, transparența, proporționalitatea și asumarea răspunderii (art. 2 alin. 2).

Procedura nu este aceeași pentru toate instituțiile

Legea 98/2016 prevede mai multe proceduri de atribuire (art. 68: licitația deschisă, licitația restrânsă, negocierea competitivă, dialogul competitiv, parteneriatul pentru inovare, negocierea fără publicare prealabilă, concursul de soluții, procedura pentru servicii sociale și alte servicii specifice, procedura simplificată) și, în condițiile ei, achiziția directă. Care se aplică stabilește autoritatea contractantă, prin compartimentul ei de achiziții, după regulile legii, pentru fiecare achiziție în parte. Nu există o procedură „standard” pentru site-uri, iar faptul că altă instituție a folosit o anumită procedură nu o face aplicabilă și la dumneavoastră.

Procedurile se desfășoară prin SEAP, sistemul electronic de achiziții publice, folosit pentru aplicarea procedurilor prin mijloace electronice și pentru publicarea anunțurilor (art. 3 lit. nn).

Înainte de caietul de sarcini: inventarul

Cea mai des subestimată parte este situația de pornire. Înainte de a scrie cerințe, merită notat:

• ce conține site-ul actual: pagini, documente, arhive (hotărâri, dispoziții, anunțuri) și din ce ani;
• cine deține domeniul și contul de găzduire, și pe numele cui sunt înregistrate;
• ce conturi și adrese de e-mail depind de găzduirea actuală;
• ce obligații de publicare are instituția (vedeți ghidurile pentru primării, școli și licee și grădinițe);
• cine va publica pe site după lansare și cât timp poate aloca.

Ce trebuie să conțină caietul de sarcini

Specificațiile tehnice descriu caracteristicile serviciului cerut (Legea 98/2016, art. 155 alin. 1). Ele nu pot numi un anumit producător, o marcă sau un procedeu care ar favoriza un furnizor, cu excepțiile din lege (art. 156 alin. 2). Cerințele se scriu deci funcțional: ce trebuie să facă site-ul, nu cu ce platformă e făcut.

1. Conformitatea legală

Structura cerută de lege, ca cerință verificabilă: structura standard în cinci secțiuni din Normele Legii 544/2001, Monitorul Oficial Local cu cele șase subetichete la primării, documentele cerute de regulamentul-cadru la școli, formularele pentru petiții și pentru cererile de informații de interes public. Detaliile, pe tip de instituție, sunt în ghidurile de mai sus și în ghidul despre Legea 544/2001 pe site.

2. Accesibilitatea

Aici legea este explicită. Pentru achiziția de site-uri, OUG 112/2018 (art. 9 alin. 3) cere ca documentația să trateze:

• funcții de administrare care să permită personalului să creeze și să modifice conținut accesibil;
• sesiuni și materiale de instruire printre livrabilele contractului, pentru ca site-ul să rămână accesibil după predare;
• implicarea personalului în pregătirea funcțiilor pentru persoanele cu dizabilități;
• includerea cerințelor de accesibilitate în caietul de sarcini;
• publicarea întregului conținut într-un format accesibil.

Legea 98/2016 cere același lucru la nivel general: pentru orice achiziție folosită de persoane fizice, specificațiile țin seama de cerințele de accesibilitate (art. 155 alin. 4).

3. Migrarea conținutului

Ce se mută de pe site-ul vechi, în ce formă și cine verifică. Arhiva MOL, hotărârile și rapoartele din anii trecuți nu dispar la schimbarea site-ului: dacă nu sunt migrate, trebuie publicate din nou. Cerința trebuie să spună clar dacă migrarea include documentele, nu doar paginile.

4. Drepturile asupra site-ului

Programele pentru calculator, textele și fotografiile sunt opere protejate (Legea 8/1996, art. 7). La o operă făcută la comandă, drepturile patrimoniale rămân la autor dacă contractul nu prevede altfel (art. 47 alin. 1), iar cesiunea se dovedește numai prin formă scrisă (art. 43). Legea achizițiilor permite ca specificațiile să ceară transferul drepturilor de proprietate intelectuală (art. 155 alin. 3). Contractul trebuie deci să spună explicit ce primește instituția: cesiunea sau licența de folosire, modificare și publicare, și pentru ce elemente (cod, design, texte, fotografii).

5. Predarea și independența

Ce se predă la final: accesul la domeniu și la găzduire, codul sau exportul conținutului, documentația de administrare. Un site pe care instituția nu îl poate muta la alt furnizor o leagă de un singur prestator pentru totdeauna.

6. Datele personale și găzduirea

Formularele site-ului primesc date personale (petiții, cereri, înscrieri). Dacă furnizorul găzduiește sau administrează site-ul, el prelucrează aceste date în numele instituției, iar relația se reglementează printr-un contract care respectă art. 28 din GDPR: prelucrare doar la instrucțiunile instituției, confidențialitate, măsuri de securitate, ce se întâmplă cu datele la încetarea contractului. Găzduirea și mentenanța pot fi contractate separat de realizarea site-ului; important este ca documentația să spună clar ce intră în fiecare.

Recepția: ce se verifică

La predare, verificați site-ul după caietul de sarcini, nu după impresia generală:

• fiecare secțiune cerută de lege există și are conținut, nu doar un titlu;
• documentele migrate se deschid, iar linkurile vechi importante duc la pagina nouă;
• declarația de accesibilitate este publicată după modelul oficial și are mecanismul de feedback;
• site-ul se poate folosi doar cu tastatura și se citește pe telefon;
• personalul a fost instruit și poate publica singur un anunț și un document;
• instituția are accesul la domeniu, la găzduire și la panoul de administrare.

Cum lucrăm noi

Pentru a vedea din timp cum va arăta rezultatul, site-urile demo pot fi încercate înainte de orice discuție, inclusiv panoul de administrare: primărie, școală, liceu, grădiniță. Pașii noștri, de la analiză la mentenanță, sunt descriși pe pagina cum lucrăm, iar paginile pe tip de instituție sunt: creare site primărie, creare site școală, creare site liceu, creare site grădiniță.