Cum lucrăm

Șase pași, aceiași pentru primării, licee, școli și grădinițe. Structura este pregătită dinainte; timpul se investește în migrarea corectă a conținutului și în instruirea personalului.

Cei șase pași

1. 1

   Analiză

   Ne uităm la site-ul actual, la arhiva de documente și la obligațiile specifice instituției. Stabilim structura paginilor, meniul și categoriile de documente.

   Ce înseamnă, în detaliu
2. 2

   Migrare completă

   Migrăm absolut tot: toate documentele, anunțurile și adresele vechi. Documentele intră în categoriile potrivite, iar adresele vechi sunt redirecționate, ca linkurile deja distribuite să funcționeze.

   Ce înseamnă, în detaliu
3. 3

   Construcție

   Construim site-ul pe structura convenită și aplicăm designul ales. Structura rămâne aceeași indiferent de design: demo-urile sunt doar modele.

   Ce înseamnă, în detaliu
4. 4

   Instruirea personalului

   Instruim persoanele care vor publica: anunțuri, documente, galerie, calendar, mesaje primite. Ghidul de administrare, cu pași și capturi, rămâne disponibil permanent în panou.

   Ce înseamnă, în detaliu
5. 5

   Lansare

   Verificăm fiecare pagină și fiecare document, înregistrăm domeniul pe numele instituției, pregătim găzduirea (la noi sau pe cea existentă) și publicăm.

   Ce înseamnă, în detaliu
6. 6

   Mentenanță 24/7

   Pachet separat, contractat alături de site. Monitorizăm site-ul permanent și intervenim oricând apare o problemă. Orice modificare de pagini, meniu sau structură o facem noi, la cerere; urmărim legislația și actualizăm textele legale.

   Ce înseamnă, în detaliu

Ce rămâne la instituție, ce rămâne la noi

Fiecare pas, în detaliu

Ce înseamnă concret fiecare pas, ce facem noi și ce rămâne de făcut instituției.

1

Pasul 1

Analiză

Înțelegem ce aveți și ce vă cere legea, înainte să construim ceva.

Pornim de la site-ul actual, dacă există, și de la arhiva de documente: hotărâri, dispoziții, regulamente, bugete, anunțuri. Ne uităm ce se publică deja, ce lipsește față de obligațiile legale ale tipului dumneavoastră de instituție și ce caută cel mai des cetățenii sau părinții.

Rezultatul analizei este structura site-ului: paginile, meniul și categoriile de documente. O discutăm împreună și o aprobați înainte de construcție. Nu există „opțiuni de configurat” după aceea: structura este stabilită de la început, ca să nu se strice în timp.

Ce facem noi

• inventariem site-ul vechi și arhiva de documente
• comparăm cu cerințele legale pentru tipul instituției
• propunem structura paginilor, meniul și categoriile de documente
• stabilim ce se migrează, ce se arhivează și ce se redirecționează

Ce face instituția

• ne spuneți ce site aveți acum și ce tip de instituție sunteți
• ne dați acces la arhiva de documente (sau ne trimiteți dosarele)
• aprobați structura propusă

Rezultat: O structură aprobată, cu lista paginilor și a categoriilor de documente, pe baza căreia se construiește site-ul.

2

Pasul 2

Migrare completă

Toate documentele, anunțurile și adresele vechi trec pe site-ul nou. Nimic nu se pierde.

Cea mai mare parte a muncii la un site de instituție este migrarea: sute de documente publicate de-a lungul anilor, fiecare cu titlu, dată și, la hotărâri sau dispoziții, cu număr. Le luăm de pe site-ul vechi (indiferent de platformă: WordPress, Joomla, site static, platformă de MOL) și le așezăm în categoriile noi, cu datele lor reale.

Adresele vechi contează: linkuri trimise prin e-mail, publicate în hotărâri sau indexate de Google. Configurăm redirecționări de la fiecare adresă veche la documentul sau pagina nouă, ca să continue să funcționeze. Documentele care nu mai sunt de actualitate rămân accesibile într-o secțiune de arhivă.

Ce facem noi

• extragem documentele și anunțurile de pe site-ul vechi, cu datele lor
• le încadrăm în categoriile noi și verificăm titlurile, datele și numerele
• configurăm redirecționările de la adresele vechi
• păstrăm ce nu mai e de actualitate în „Arhiva site-ului vechi”

Ce face instituția

• ne semnalați documentele care lipsesc de pe site-ul vechi sau care sunt greșite
• verificați, pe eșantion, că documentele importante au ajuns unde trebuie

Rezultat: Arhiva completă pe site-ul nou, în categoriile potrivite, cu adresele vechi redirecționate.

3

Pasul 3

Construcție

Site-ul se construiește pe structura aprobată și primește designul ales.

Structura fiind stabilită, construcția înseamnă configurarea paginilor, a meniului și a categoriilor pentru instituția dumneavoastră și aplicarea designului: culori, fonturi, compoziția primei pagini. Informația înrudită o grupăm pe aceeași pagină, în secțiuni cu cuprins, iar fiecare pagină primește fotografia ei. Demo-urile de pe acest site sunt modele de design, nu de structură: structura este aceeași indiferent de aspect.

Tot acum intră în site textele legale (declarația de accesibilitate, politica de confidențialitate), formularele (contact, petiții, solicitări de informații de interes public, audiențe, sesizări de accesibilitate) și panoul de administrare cu cele cinci module. Adresele vechi se redirecționează exact la pagina sau secțiunea nouă.

Ce facem noi

• configurăm paginile, meniul și categoriile pentru instituție
• aplicăm designul ales și îl verificăm pe telefon, tabletă și desktop
• pregătim textele legale și formularele
• verificăm accesibilitatea (tastatură, contrast, cititor de ecran)

Ce face instituția

• aprobați direcția de design
• ne trimiteți sigla, fotografiile instituției și datele de contact
• ne semnalați ce vreți schimbat la varianta de lucru

Rezultat: Site-ul complet, pe o adresă de lucru, gata de verificare.

4

Pasul 4

Instruirea personalului

Persoanele care vor publica învață panoul într-o sesiune, cu ghidul alături.

Panoul are cinci module: anunțuri, documente, galerie foto, calendar, mesaje primite. Fiecare se învață în câteva minute, pentru că nu există setări tehnice: se încarcă un document într-o categorie și el apare automat în paginile potrivite. Instruirea acoperă exact aceste operațiuni, pe site-ul dumneavoastră, cu documentele dumneavoastră: inclusiv alegerea anunțurilor de pe prima pagină și a culorilor categoriilor.

Ghidul de administrare rămâne permanent în panou, la „Ajutor”, cu pași și capturi din panoul instituției, care se măresc pe tot ecranul. Același ghid este publicat și pe acest site, ca să îl puteți consulta oricând.

Ce facem noi

• ținem sesiunea de instruire (la sediu sau online) cu persoanele desemnate
• parcurgem împreună publicarea unui anunț, a unui document, a unei fotografii și a unui eveniment
• explicăm lista de mesaje primite și numerele de înregistrare ale petițiilor
• lăsăm ghidul de administrare în panou

Ce face instituția

• desemnați persoanele care vor publica (de obicei secretariatul)
• stabiliți cine răspunde la mesajele primite

Rezultat: Personal care publică singur, fără intervenția noastră, și un ghid la îndemână.

5

Pasul 5

Lansare

Verificăm totul, pregătim domeniul și găzduirea, publicăm.

Înainte de publicare trecem prin fiecare pagină și prin fiecare document: linkuri, titluri, date, redirecționări, formulare, accesibilitate. Înregistrăm domeniul (.ro) pe numele instituției, creăm contul de găzduire (sau folosim găzduirea existentă), configurăm certificatul de securitate (https) și adresele de e-mail la care ajung notificările din formulare.

Publicarea se face într-o zi stabilită împreună, de regulă în afara programului cu publicul. Site-ul vechi se închide abia după ce cel nou funcționează și adresele vechi redirecționează corect.

Ce facem noi

• verificăm pagină cu pagină și document cu document
• înregistrăm domeniul, creăm contul de găzduire, configurăm https și notificările
• publicăm și verificăm din nou pe adresa finală
• trimitem site-ul spre indexare cu harta site-ului

Ce face instituția

• confirmați data lansării
• alegeți găzduirea la noi sau ne dați accesul la cea existentă
• anunțați, dacă doriți, noua adresă (dacă s-a schimbat)

Rezultat: Site-ul public, pe domeniul instituției, cu toate verificările făcute.

6

Pasul 6

Mentenanță 24/7

Pachet separat, contractat alături de site: îl supraveghem zi și noapte și facem la cerere ce nu se face din panou.

Instituția publică anunțuri, documente, fotografii și evenimente. Orice altceva (o pagină nouă, o schimbare de meniu, o categorie de documente în plus, un text legal actualizat) intră în mentenanță și îl facem noi, la cerere, fără ca personalul să atingă setări tehnice. Accesul nostru la datele instituției (mesaje, petiții, backup-uri) e reglementat printr-un acord de prelucrare a datelor, anexat contractului.

Monitorizăm site-ul permanent, inclusiv în weekend și de sărbători: disponibilitatea, certificatul https, integritatea datelor, copiile de siguranță. Când apare o problemă, intervenim imediat, fără să așteptăm o sesizare. Urmărim și schimbările legislative care afectează ce trebuie publicat pe site și actualizăm textele și structura atunci când e cazul.

Ce facem noi

• monitorizăm site-ul 24/7 și intervenim la orice problemă
• aplicăm actualizările de securitate
• modificăm pagini, meniu și structură la cerere
• actualizăm textele legale când se schimbă legislația
• răspundem rapid personalului la întrebări despre panou

Ce face instituția

• ne scrieți când aveți nevoie de o modificare
• publicați în continuare din panou

Rezultat: Un site supravegheat permanent, care rămâne sigur, corect și actual, an după an.